Beschreibung

Menuestruktur


  • Beendet das Programm
    Was auch sonst :-).

  • Benutzerwechsel
    Verschiedene Benutzer mit verschiedenen Rechten können mit diesem Programm arbeiten. Hier können Sie sich abmelden, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind.
  • Emails
    Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit, Mitgliedern verschiedener Listen Serienmails zu schreiben.
  • Internetexport
    Sie können auf Ihrer Internetseite für die aktiven Lehrer und Schüler unabhängig von diesem Programm Userbereiche erstellen lassen. Mit dieser Funktion exportieren Sie die Aktivenlisten zu Ihrer Internetseite, so das die Benutzer sich einloggen können.
  • Einstellungen
    Nach dem ersten Programmstart sollten Sie hier Ihre individuellen Einstellungen vornehmen.
  • Honorarerassungsvordrucke
    Hier können Sie sich beliebig viele Erfassungsbögen ausdrucken. Wahlweise einen Vordruck auf Din A 5 Papier oder zwei Vordrucke auf Din A 4 Papier.

  • Schüler
    Liste aller Schüler.
  • Lehrer
    Liste aller Lehrer und die Erfassung des Einzelunterrichtes.
  • Ärzte
    Liste der Ärzte.
  • Lehrer an Schulen
    ..
  • Lieferanten
    ..
  • Ämter
    ..
  • Allgemeine Tabelle
    Tabelle für Adressen, die in keine der anderen Kategorien passen.
  • Benutzerliste
    In dieser Liste können Sie festlegen wer in diesem Programm arbeiten darf und was erlaubt ist.

  • Monatsabschluss
    Hier haben sie jederzeit die Möglichkeit nachzuvollziehen, welche Honorarzahlungen zu leisten sind, was die Schüler für den Einzelunterricht berechnet wird und was die Beträge für den Gruppenunterricht im Folgemonat sind. Nach dem Abschluss am Monatsende können Sie automatisch alle Rechnungen an alle Schüler, Listen für Barzahler, Anweiser und Abbucher und Honorarrechnungen der Lehrer mit einem Mausklick drucken lassen.
  • Statistik
    In der Statistik sehen Sie die Schülerzahlen, Gruppengrößen und Honorarzaglungen jahresweise im Monatsvergleich.

Einstellungen

  • Arbeitspfad
    Hier legen Sie fest, wo die Daten des Programms gespeichert werden. Daten können lokal auf dem Rechner liegen oder aber auch im Netzwerk z.B. auf einem Server.
  • autom. nach Updates suchen
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, such das Programm bei jedem Start im Internet nach seinem Update. Liegt ein Update vor können Sie es dann sofort herunterladen.
  • Schulstandorte
    Tragen Sie in das Feld einen Schulstandort ein und klicken Sie auf +, um die Liste mit Ihren Filialen zu erzeugen.
  • Masterpasswort
    Ihr Passwort schützt das Programm vor dem Zugriff anderer, Sie können die Felder aber auch leer lassen.
  • MwSt Satz %
    Falls Sie nicht von der MwSt befreit sind tragen Sie bitte den gültigen MwSt Satz hier ein.
  • UE Einheit (Min)
    Tragen Sie hier ein wie viele Minuten eine Unterrichtseinheit hat. (z.B. 60 oder 90).

  • Logo
    Suchen Sie mit dem .. Button nach einer jpg Datei Ihres Logos. Das Logo wird dann später auf die verschiedenen Formulare gedruckt.

  • Adressfeld
    Hier müssen Sie Ihre Telefon-, Fax-, Email- und Webseitenverbindungen eintragen, die auf den Formularen erscheinen sollen. Ihre Adresse ist in Ihrem Lizenzschlüssel kodiert und wird automatisch eingetragen.

  • Bankverbindung
    Tragen Sie hier bis zu 2 Bankverbindungen ein, die auf die Rechnung gedruckt werden sollen.

  • Internetverbindung
    Um die Benutzerdateien für Ihren Internetuserbereich hochladen zu können, müssen Sie hier alle 4 Felder ausfüllen. Fragen Sie ggf. Ihren Webhostinganbieter.

  • Wir verwenden vorgedruckte Briefbögen für Rechnungen
    aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Ihr Logo und Ihre Adresse nicht auf die Rechnung gedruckt werden soll.
  • Grundsätzlich Rechnung bei Einzelunterricht.
    Mit der Aktivierung hier erzwingen Sie den Rechnungsdruck auch für Schüler die normalerweise keine Rechnung bekommen, falls sie Einzelunterricht hatten.
  • Rechnungsnummern auf 0 setzen
    Falls es Probleme mit den Rechnungsnummer gibt können Sie hier alle auf 0 setzen. Das Programm setzt automatisch alle Rechnungsnummern auf Null, wenn Sie den Monatsabschluss für Dezember machen.

Grundsätzliches zu den Tabellen

  • Reiter Liste - Eingabefeld
    Benutzen Sie diese Reiter, um zwischen der Liste und dem Eingabefeld hin und her zu schalten.
  • Dropdown Sortierung
    Hier können Sie festlegen nach welcher Spalte die Tabelle sortiert wird.
  • Dropdown Auf - Ab
    Sortieren Sie aufwärts oder abwärts.
  • Reiter A B C D .....
    Welche Zeile der Tabelle oben steht können Sie mit dem Klick auf den Buchstaben festlegen.
  • Keine Tabelle
    hat MUSS-Felder. D.h. Sie können angaben in den Feldern machen, müssen aber erst mal nicht und können einen Datensatz später ergänzen oder ändern.

Schülertabelle

  • Schulintern
    Der erste Reiter beim Schülerdatensatz ist der wichtigste! Hier legen Sie fest, ob ein Schüler aktiv ist. Alle aktiven Schüler werden beim Monatsabschluss mit ihrem monatlichen Beitrag berücksichtigt. Unter einmaligen Leistungen tragen Sie beispielsweise Ferienkurse ein. Dieser Betrag wird beim nächsten Monat mit abgerechnet und gelöscht. €/Unterrichtseinheit ist der Faktor für den Einzelunterricht, der beim Monatsabschluss berechnet wird. Alle anderen Einstellungen können je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
    Selbstverständlich sollte bei Mutter eine Adresse eingetragen sein, wenn die Rechnung auf ja steht und der Rechnungsempfänger die Mutter ist. Alles andere erklärt sich von selbst.
  • Schüler
    Adresse des Schülers.
  • Mutter
    Adresse der Mutter.
  • Vater
    Adresse des Vaters.
  • anderer Rechnungsempfänger
    z.B. Jugendamt oder Heim.
  • Bankverbindung
    Von welchem Konto werden die fälligen Beträge abgebucht?

Erfassung des Unterrichtes für Lehrer und Schüler

  • Lehrer
    Wählen Sie einen Lehrer aus der Liste.
  • Datum
    Wählen Sie ein Datum.
  • U-Einheiten
    Tragen Sie die Anzahl der Unterrichtseinheiten ein.
  • Satz
    Wählen Sie einen Honorarsatz. (bei der Erfassung der Lehrer haben Sie die Möglichkeit bis zu 5 verschiedene Honorarsätze zu erfassen.)
  • Schüler
    Wählen Sie den Namen des Schülers. Die Angabe kann gemacht werden, wenn es ich um die Erfassung von Gruppenunterricht handelt. Sie müssen einen Namen wählen, wenn Sie Einzelunterricht erfassen!
  • Einzelunterricht
    Machen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen, wenn Sie Einzelunterricht erfassen, in dem Fall müssen Sie auch einen Schüler aus der Liste wählen!
  • +
    Nun hat das Programm alle Informationen. Klicken Sie auf das + um die Angaben in der Tabelle des Lehrers zu speichern.
  • -
    Wenn Sie in der Tabelle auf eine Zeile klicken, können Sie diese mit dem Minusbutton löschen.
  • ä
    Klicken Sie auf 'ä' um Änderungen in einer Zeile zu speichern. Wenn Sie einen Schülernamen ändern möchten müssen Sie die Zeile löschen und neu anlegen.

Monatsabschluss

  • Jahres- und Monatsdropdown, Buttons mit aktuellen Monaten
    Bei diesem Fenster haben Sie oben die Möglichkeit, den Monat den Sie anschauen möchten auszuwählen. Mit den Dropdowns wählen Sie einen beliebigen Monat. Die 3 Buttons neben den Dropdowns zeigen in der Mitte immer den aktuellen Monat. Rechts und links jeweils den Vormonat und den folgenden Monat, klicken Sie dort um den entsprechenden Monatsabschluss zu erhalten.

    Danach beginnt die Auswertung und Sie erhalten die Tabelle mit den Zahlen für diesen Monat.

  • Tabelle
    In der Tabelle sehen Sie die Namen der Lehrer, deren Nummer, das Datum des Unterrichtes den Namen des Schülers fett wenn es sich um Einzelunterricht handelt oder den Namen des Schülers normal geschrieben, wenn es sich um Gruppenunterricht handelt und ein Schüler erfasst wurde.
  • Summen
    Im Fenster unten links sehen Sie die Summen für Einzelunterricht (A), Gruppenunterricht des angezeigten Monats (B) und die Summe für den Gruppenunterricht des Folgemonats (C). Es werden immer alle Einzelunterrichte des dieses Monats und die Beträge für Gruppenunterricht des Folgemonats, da diese im Voraus bezahlt werden, angezeigt.
  • Button 'Monat abschliessen'
    Klicken Sie hier, wenn Sie sicher sind, alle Unterricht erfasst zu haben. Nachträgliche Änderungen sind dann ausgeschlossen.
  • nach dem Monatsabschluss
    haben Sie die Möglichkeit Lehrerrechnungen an Sie und Rechnungen an die Schüler einzeln oder alle zu drucken. Ausserdem wird die Jahresstatistik ausgegeben. Die Listen für Lehrerrechnungen, Anweiser, Barzahler, Bankeinzug, Rechnungen und Kündigungen erhalten Sie dann im Druckmenue.

Emails

  • Auswahl
    Wählen Sie die Tabelle aus der die Emailadressen genommen werden sollen.
  • Liste
    Treffen Sie Ihre Auswahl in dem Sie die Kontrollkästchen vor der jeweiligen Adresse aktivieren.
  • Absender
    Geben Sie Ihre Absenderemailadresse ein.
  • Text
    Schreiben Sie Ihre Nachricht.
  • Senden
    Klicken Sie hier um die Nachricht an die ausgewählten Emailadressen zu senden.

Internetexport

  • Internetexport
    Einfach nur klicken und die Benutzerlisten für Ihre Internetseite sind aktualisiert. Exportiert werden alle Benutzernamen mit Passwörtern die für aktive Lehrer und Schüler gespeichert sind.

Benutrerwechsel

  • Anmeldung
    Nach dem Klick auf Benutzerwechsel erscheint der Anmeldedialog und der nächste Benutzer kann sich anmelden.
  • Update
    Wenn Ihr Rechner bei der Anmeldung Verbindung zum Internet hat, wird auch geprüft ob eine neue Version zum Download bereit liegt. Sie können dann direkt die neue Datei herunterladen und bleiben so immer auf dem neuesten Stand.